Jak digitalizacja dokumentacji może odmienić Twoją firmę?

W dobie coraz to nowszych rozwiązań cyfrowych każda firma powinna być gotowa na szybką adaptację, aby zachować swoją konkurencyjność. Niektóre rozwiązania pomogą zwiększyć wydajność procesów, ułatwią komunikację, a nawet pozwolą wygenerować spore oszczędności. Doskonałym przykładem optymalizacji procesów jest digitalizacja dokumentacji. Na czym polega ta usługa i co daje? Na te pytanie odpowiemy w poniższym artykule.

W kilku słowach – czym jest digitalizacja dokumentacji?

W dużym uproszczeniu digitalizacja oznacza przekształcenie tradycyjnych dokumentów papierowych w formę cyfrową. To rewolucjonizuje sposób, w jaki przechowuje się, przetwarza i udostępnia dokumenty firmowe. Digitalizacji można poddać praktycznie każdy dokument: od akt personalnych, poprzez faktury i dokumenty sprzedażowe, aż po umowy i kontrakty.

Przekształcenie informacji zawartych na papierze w dane cyfrowe jest możliwe dzięki skanerom z funkcją OCR. Technologia OCR umożliwia rozpoznanie tekstu z zeskanowanych dokumentów i konwertowanie go na edytowalny format cyfrowy. Dzięki temu dane zawarte w plikach komputerowych mogą być łatwo przeszukane, a nawet wykorzystywane w programach księgowych.

Jakie zalety ma digitalizacja dokumentów?

Zalety związane z digitalizacją dokumentacji można rozpatrywać na dwóch poziomach. Pierwszy z nich związany jest z optymalizacją kosztów przechowywania i wynajmowania powierzchni magazynowej. Z drugiej strony firmy mogą znacznie poprawić wydajność swoich procesów – od zarządzania kadrami, aż po przepływ faktur. 

Dzięki zaawansowanym technologiom przetwarzania danych, jakie oferuje digitalizacja dokumentacji, informacje zawarte w plikach cyfrowych mogą być automatycznie zaciągane do firmowych systemów zarządzania np. ERP, systemów księgowych lub innych baz danych. To rozwiązanie automatyzuje wiele procesów, pozwala na lepsze wykorzystanie danych, a przy tym eliminuje ryzyko błędów ludzkich. Inną zaletą, którą należy wymienić, jest zwiększenie bezpieczeństwa i gwarancja poufności danych, a także łatwy dostęp do potrzebnych informacji.

Jak przebiega digitalizacja dokumentacji?

Proces digitalizacji dokumentów to starannie zaplanowanej strategii działania, które rozpoczyna się od posortowania dokumentacji pod względem jej rodzaju oraz formatu. Następnie pracownicy odpowiedzialni za proces digitalizacji skanują dokumenty za pomocą urządzeń wyposażonych w technologię optycznego rozpoznawania tekstu (OCR).

Po zeskanowaniu cyfrowe kopie są przechowywane w cyfrowej chmurze, co gwarantuje łatwy dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia. Na końcu dane są optymalizowane do wymaganego formatu cyfrowego, na tym etapie sprawdza się również szczelność zabezpieczeń.

Niektóre firmy zajmujące się profesjonalną digitalizacją dokumentacji, jak ta ze strony https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/digitalizacja-dokumentow/, wykorzystują również zaawansowane narzędzia do zarządzania dokumentacją. Chodzi głównie o programy i systemy umożliwiające indeksowanie, kategoryzowanie i szybkie wyszukiwanie według określonych kryteriów.